Po co ten komplet dokumentów

Jeśli realizujesz badanie, ekspertyzę, analizę lub inną usługę na zlecenie podmiotu zewnętrznego — firmy, samorządu, innej uczelni czy organizacji pozarządowej — poniżej znajdziesz wszystkie wzory potrzebne do prawidłowego przeprowadzenia sprawy: od pierwszego kontaktu z zamawiającym, przez kalkulację i umowę, aż po rozliczenie i zgłoszenie przychodu do rejestru uczelnianego. Komplet obejmuje też wzory dotyczące zgłaszania i komercjalizacji wynalazków oraz innych wyników badań nadających się do ochrony prawnej.

Wszystkie sprawy tego typu prowadzi jedna jednostka: Biuro Nauki (Dział Nauki – Biuro Badań i Projektów), pod nadzorem Prorektora ds. Nauki. Nie musisz szukać innych jednostek — z każdym pytaniem (kalkulacja, umowa, zgłoszenie własności intelektualnej, rozliczenie) zgłoś się do Biura Nauki.

Pełna instrukcja

Zanim skorzystasz z pojedynczych wzorów, warto zapoznać się z całością procesu opisaną w dokumencie: „Instrukcja dokumentowania i rozliczania przychodów z usług badawczych na zlecenie oraz komercjalizacji” — krok po kroku pokazuje, kto co robi, w jakiej kolejności i w jakich terminach (od zgłoszenia zapytania, przez kalkulację, umowę i odbiór, po zgłoszenie przychodu do rejestru).

Pobierz: Instrukcja dokumentowania przychodów-Instrukcja_dokumentowania_przychodow_K2_UKEN (3)

Wzory do pobrania

Dokument	Do czego służy	Kiedy wypełnić / kto wypełnia
Karta zgłoszenia przychodu do rejestru K2 (Załącznik A)Zalacznik_A_Karta_zgloszenia_przychodu_K2	Formularz, który wiąże zrealizowaną i opłaconą usługę z rejestrem przychodów uczelni — bez niego wykonana usługa nie zostanie uwzględniona w rozliczeniach.	Pracownik odpowiedzialny — niezwłocznie po wpływie środków na konto Uczelni (nie później niż 10 dni).
Wniosek o wykorzystanie infrastruktury badawczej do celów komercyjnych (RIB zał. 1 — Załącznik B)Zalacznik_B_RIB_zal1_wniosek_infrastruktura_badawcza	Zgoda na użycie konkretnego sprzętu lub laboratorium UKEN do wykonania usługi na rzecz podmiotu zewnętrznego; uruchamia ścieżkę kalkulacji kosztów i akceptacji.	Pracownik, za zgodą kierownika jednostki — przed rozpoczęciem prac, jeśli usługa wykorzystuje aparaturę/laboratorium Uczelni.
Kalkulacja kosztów usługi komercyjnej (wzór DR — Załącznik C)Zalacznik_C_Kalkulacja_kosztow_uslugi_komercyjnej	Arkusz kalkulacyjny do wyliczenia ceny usługi: koszty bezpośrednie (wynagrodzenia, materiały, usługi obce) plus narzut Uczelni (0–15%) i VAT.	Osoba przygotowująca ofertę — przed zawarciem umowy.
Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich oraz protokół odbioru (Załącznik D)Zalacznik_D_Umowa_o_dzielo_i_protokol_odbioru (1)	Wzór umowy stosowany, gdy wykonawcą usługi na rzecz Uczelni jest osoba fizyczna (np. w ramach zespołu realizującego zlecenie), wraz z gotowym wzorem protokołu odbioru dzieła.	Kierownik jednostki / osoba przygotowująca umowę — przed rozpoczęciem prac.
Formularz zgłoszenia własności intelektualnej i oświadczenie pracownika (Załącznik E)Zalacznik_E_Formularz_zgloszenia_wlasnosci_i_oswiadczenie (2)	Dwa formularze z Regulaminu komercjalizacji UKEN: zgłoszenie wynalazku, wzoru użytkowego lub innego wyniku badań nadającego się do ochrony prawnej, oraz jednorazowe oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem.	Twórca / zespół badawczy — w terminie 14 dni od wytworzenia wyniku nadającego się do ochrony.
Rejestr przychodów z usług badawczych i komercjalizacji	Zbiorczy skoroszyt do bieżącego prowadzenia ewidencji wszystkich zrealizowanych usług i przychodów, z automatycznym podsumowaniem wg kategorii i roku.	Biuro Nauki — prowadzi rejestr na bieżąco na podstawie nadesłanych Kart zgłoszenia przychodu (Załącznik A).

Jak to wszystko się ze sobą łączy — skrócona ścieżka

1. Zgłasza się do Ciebie firma, samorząd lub inna uczelnia z prośbą o wykonanie badania, ekspertyzy lub analizy.
2. Przygotowujesz wycenę na podstawie wzoru kalkulacji (Załącznik C); jeśli usługa wymaga użycia laboratorium lub sprzętu Uczelni — składasz wniosek RIB zał. 1 (Załącznik B).
3. Podpisywana jest umowa z zamawiającym (jeśli w realizacji bierze udział osoba fizyczna spoza etatu — stosujecie wzór umowy o dzieło, Załącznik D).
4. Po wykonaniu usługi sporządzacie protokół odbioru i wystawiacie fakturę.
5. Niezwłocznie po wpływie środków wypełniasz Kartę zgłoszenia przychodu (Załącznik A) i przekazujesz ją do Biura Nauki, które wprowadza dane do zbiorczego rejestru (Załącznik F) i do systemu POL-on.
6. Jeśli w trakcie prac powstał wynalazek, wzór użytkowy lub inny wynik nadający się do ochrony prawnej — zgłaszasz go na formularzu z Załącznika E, w terminie 14 dni od jego wytworzenia.

Kontakt

Biuro Nauki — Dział Nauki, Biuro Badań i Projektów nauka.uken.krakow.pl lub marta.zolnierek2uken.krakow.pl

Nadzór merytoryczny: Prorektor ds. Nauki

Masz pytanie, który wzór wybrać w Twojej sytuacji? Napisz do Biura Nauki — pomożemy dobrać właściwą ścieżkę jeszcze przed podpisaniem czegokolwiek.